Was hineingehört
- Das Wort „Rechnung“ und eine eindeutige Rechnungsnummer.
- Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum der Zahlung.
- Eigener Name oder Firmenname, Anschrift und Kontaktdaten sowie die Steuernummer, falls vorhanden.
- Name und Anschrift des Kunden.
- Jede Leistung mit Menge, Preis und Zeilensumme.
- Zwischensumme, Steuer mit ihrem Satz und der zu zahlende Gesamtbetrag.
- Wie gezahlt wird: Bankverbindung oder Zahlungslink.
Viele Länder schreiben für Rechnungen mit Umsatzsteuer weitere Angaben vor, etwa das Leistungsdatum. Wer steuerlich registriert ist, sollte die örtlichen Regeln prüfen.
Nummerierung und Bedingungen
Rechnungen fortlaufend ohne Lücken nummerieren, etwa 2026-001, 2026-002, damit jede auffindbar ist und keine fehlt. Übliche Zahlungsziele sind 14 oder 30 Tage. Das Fälligkeitsdatum als Datum auf die Rechnung schreiben, nicht nur „30 Tage netto“.
Jetzt eine erstellen
- Den Rechnungsgenerator öffnen.
- Eigene Angaben, die des Kunden und die Positionen eintragen. Summen und Steuer aktualisieren sich beim Tippen.
- Drucken oder im Druckdialog „Als PDF speichern“ wählen, um sie per E-Mail zu schicken.
Nichts wird hochgeladen oder gespeichert, also eine eigene Kopie jedes PDFs aufbewahren.
Genug berechnen
Der Stundensatz-Rechner für Freelancer ermittelt den nötigen Satz, wenn Kosten, Steuern und nicht abrechenbare Zeit berücksichtigt sind.
Ein Beispiel
| Leistung | Menge | Preis | Summe |
|---|---|---|---|
| Webdesign | 1 | 1.200,00 | 1.200,00 |
| Inhaltspflege | 2 Stunden | 60,00 | 120,00 |
| Stockfotos | 3 | 15,00 | 45,00 |
Nettobetrag 1.365,00 €, 19 % USt. 259,35 €, Gesamtbetrag 1.624,35 €. Gib bei Kunden im Ausland immer die Währung an, etwa EUR oder USD.
Eine verschickte Rechnung korrigieren
Ändere oder lösche eine Rechnung nicht, nachdem du sie verschickt hast. Stelle eine Stornorechnung mit eigener Nummer aus, die sie ganz oder teilweise aufhebt, und schicke bei Bedarf eine neue Rechnung. So bleibt die Nummernfolge für Buchhaltung und Steuer lückenlos.
Häufige Fragen
- Zahlungsverzug. Viele Länder erlauben Verzugszinsen zwischen Unternehmen. In Deutschland sind das 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Nenne die Regel auf der Rechnung, damit sie von Anfang an klar ist.
- Kunden in einem anderen EU-Land. Bei Leistungen an ein umsatzsteuerlich registriertes Unternehmen in einem anderen EU-Land weist die Rechnung meist keine Umsatzsteuer aus, nennt beide USt-IdNr. und den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
- Anzahlungen. Stelle die Anzahlung gesondert in Rechnung und weise sie in der Schlussrechnung als bereits bezahlt aus.